Privacy policy

Wij vinden jouw privacy erg belangrijk. Dit betekent dat wij vertrouwelijk, zorgvuldig en volgens de geldende privacywetgeving omgaan met de gegevens die wij over jou te weten komen.

In dit privacystatement leggen we uit hoe NXTminds B.V. (KvK-nummer: 93892179) omgaat met de persoonsgegevens die wij verwerken van kandidaten, contactpersonen, websitebezoekers, eigen sollicitanten, stagiaires, interim professionals en werknemers.

Persoonsgegevens kandidaten

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de diensten en functionaliteiten waar jij gebruik van maakt. Hieronder vind je de gegevens die wij op verschillende momenten van je kunnen verwerken.

Inschrijven

Op het moment dat jij je bij NXTminds inschrijft via onze website, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

NAW-gegevens (naam, adres en woonplaats)
Geboortedatum
Geslacht
Land (nationaliteit)
Telefoonnummer en e-mailadres
Curriculum vitae
Motivatiebrieven
Opleidingen, cursussen en trainingen
Werkervaring, vaardigheden, stages en vrijwilligerswerk
Talen
Referenties en getuigschriften
Beschikbaarheid
Rijbewijs en bezit auto
Tests en testresultaten bij of via NXTminds
Foto of video (vrijwillig te uploaden)
Optin-gegevens (jouw toestemming voor het ontvangen van mailings): e-mailadres, datum status (ingeschreven of uitgeschreven), hoe verkregen en voor welke doelen
Accountinformatie: dienstverbanden, functie, regio’s, sollicitaties, datum aanmelding, datum laatste login, datum laatste wijziging

Aan de slag

Op het moment dat bij een opdrachtgever aan de slag gaat, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Kopieën van certificaten en diploma´s
Kopie van geldig identiteitsbewijs met burgerservicenummer (BSN)
Bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer
Ingevulde check zelfstandigheid
Bankrekeningnummer
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere screeningsuitslagen (afhankelijk van de functie)
Werkvergunning en verblijfsvergunning (indien nodig)
Arbeids-, plaatsings- en opleidingsovereenkomsten, en overige overeenkomsten
Aanvullende arbeids- en salarisafspraken, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en declaraties
Gegevens over verlof, ziekte, uitkeringssituatie, verzuim en pensioen
Correspondentie, klachten, waarschuwingen, verslagen van beoordelings- of functioneringsgesprekken, persoonlijke werkaantekeningen van recruiters
Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze personeels-, salaris- en verzuimadministratie.

Reden van verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als werkgever en intermediair uit te kunnen voeren. Denk daarbij aan: bemiddelen van zzp-ers en werving & selectie. Ook kunnen wij gegevens verwerken om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden. NXTminds verwerkt je persoonsgegevens om:

Je relevante opdrachten te kunnen aanbieden op onze website
Een account voor je te kunnen aanmaken op onze website
Je te kunnen bemiddelen voor een interim opdracht
Jouw beschikbaarheid te kunnen vaststellen
Jouw geschiktheid voor een opdracht te kunnen onderzoeken
Een screening te kunnen uitvoeren (als dat nodig is)
Je voor te kunnen stellen aan een potentiële opdrachtgever
Je te kunnen inzetten en inplannen bij een opdrachtgever
Overeenkomsten met je te sluiten en deze uit te kunnen voeren
Jouw persoonlijke ontwikkeling te kunnen stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
Je te kunnen benaderen via telefoon, mail of post over werkgerelateerde zaken, relevante vacatures, nieuws, events, (gepersonaliseerde) aanbiedingen of het updaten van je account
Je per post aanbiedingen van NXTminds toe te kunnen sturen die voor jou interessant zijn en kunnen bijdragen aan jouw verdere ontwikkeling op persoonlijk en maatschappelijk vlak
Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te kunnen houden
Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen

Grondslag

NXTminds mag deze gegevens op basis van de privacywetgeving verwerken, omdat:

Wij je daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan de overeenkomst die je met ons aangaat als je via ons bij een opdrachtgever aan de slag gaat.
Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij eerst afwegen of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Persoonsgegevens contactpersonen

Ook van contactpersonen die werken bij onze zakelijke relaties, zoals klanten of leveranciers, verwerken wij persoonsgegevens. Het kan daarbij gaan om: voor- en achternaam, functie, telefoonnummer, e-mailadres en correspondentie met de contactpersoon. Deze gegevens worden alleen gebruikt in het kader van onze dienstverlening en voor het onderhouden van de zakelijke relatie.

Persoonsgegevens websitebezoekers

Op het moment dat je een van onze websites bezoekt of gebruikmaakt van een van de functionaliteiten van onze website, kunnen wij de volgende gegevens van je verwerken:

Gebruikers ID
Unique identifiers
IP-adres
Geschatte locatie (op basis van IP-adres)
De internetbrowser die je gebruikt
Je websitegedrag en activiteiten (zoals clicks, pageviews en zoekopdrachten, inschrijving, aanmelding, reacties op opdrachten en instellen van een e-mailalert)
Soort apparaat (smartphone, tablet)
Persoonsgegevens voor deelname aan polls en surveys

Deze gegevens gebruiken wij om je een dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden, de website te onderhouden en verbeteren en om de website persoonlijker en relevanter voor je te kunnen maken. Wij mogen deze gegevens verwerken omdat wij een gerechtvaardigd belang hebben, namelijk: de website te kunnen verbeteren en deze beter af te kunnen stemmen op jouw behoeftes en wensen.

Persoonsgegevens eigen sollicitanten, stagiaires, interim professionals en werknemers

Op het moment dat je bij ons solliciteert, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

Voor- en achternaam
Contactgegevens (adres, e-mailadres en telefoonnummer)
Bedrijfsnaam, KVK-nummer en BTW-nummer (als van toepassing)
Motivatiebrief
Curriculum vitae (cv)
Opleidingen (studies, trainingen, cursussen)
Werkervaring (werk, stages, vrijwilligerswerk)
Talen
Referenties en getuigschriften (van andere werkgevers, in overleg)
Kopieën van diploma’s en certificaten
Beschikbaarheid
Rijbewijs en bezit auto
Tests en testresultaten bij of via NXTminds (zoals competentietest, als nodig voor de functie)
Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) en andere screeningsuitslagen
Foto of video (vrijwillig)
Correspondentie over je sollicitatie

Op het moment dat je bij NXTminds gaat werken, kunnen wij de volgende gegevens aan je vragen:

Geboortedatum en -plaats
Burgerlijke staat
Nationaliteit
Geslacht
Kopie legitimatiebewijs: identiteitsbewijs, paspoort, verblijfsvergunning of werkvergunning (indien van toepassing)
Burgerservicenummer (BSN)
Kopie rijbewijs en autogegevens (in elk geval kenteken)
Kopie bankpas
Personeelsnummer
Pasfoto (voor zakelijk account)
Zakelijk telefoonnummer en e-mailadres
Inloggegevens
Calamiteiten telefoonnummer en voor- en achternaam persoon
Gevolgde trainingen bij of via NXTminds
Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
Overeenkomsten (zoals arbeids- of opleidingsovereenkomst)
Arbeids- en salarisafspraken, reiskostenvergoeding, toeslagen, bonussen, loonstroken, jaaropgaven, loonbelastingverklaringen en declaraties
Gegevens over vakantie, verlof, ziekte, verzuim, uitkeringssituatie, arbeidshandicap, zwangerschap en pensioen
Overige gegevens die noodzakelijk zijn voor onze personeels-, financiële - en verzuimadministratie

Reden van verwerking persoonsgegevens

Wij verwerken deze persoonsgegevens om onze taken als werkgever te kunnen uitvoeren of om je een bepaalde dienst of functionaliteit te kunnen aanbieden. Dus, NXTminds verwerkt je persoonsgegevens om:

Jouw geschiktheid voor een functie te onderzoeken
Werkgerelateerde accounts voor je aan te maken
Een werknemer-werkgeverrelatie met je te kunnen aangaan
Overeenkomsten met je te sluiten en uit te kunnen voeren
Jouw persoonlijke ontwikkeling te stimuleren door je opleidingen, trainingen en tests aan te bieden
Relevante personeels-, financiële, uren-, verzuim- en salarisadministratie bij te houden
Onze wettelijke verplichtingen te kunnen nakomen, zoals bij arbeidsongeschiktheid

Grondslag

NXTminds mag deze gegevens op basis van geldende privacywetgeving verwerken, omdat:

Wij je daarvoor in sommige gevallen nadrukkelijk om toestemming hebben gevraagd
Het noodzakelijk is om een overeenkomst die wij met jou hebben, uit te kunnen voeren. Denk aan de arbeidsovereenkomst die je met ons aangaat
Het noodzakelijk is om te kunnen voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bijvoorbeeld dat wij als werkgever verplicht zijn om een kopie van de legitimatiebewijzen van medewerkers op te slaan.
Het noodzakelijk is voor het kunnen behartigen van ons gerechtvaardigd belang, waarbij wij eerst afwegen of ons belang echt zwaarder weegt dan jouw privacybelangen.

Inzien of wijzigen persoonsgegevens

Stuur een mailtje naar info@nxtminds.com om je persoonsgegevens in te zien of te wijzigen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

NXTminds B.V. bewaart deze persoonsgegevens tot 2 jaar nadat wij je gegevens voor het laatst voor het beschreven doeleinde hebben gebruikt, of voor zolang nodig is om aan onze wettelijke plichten te voldoen. Zo staat er bijvoorbeeld in de Wet op de loonbelasting dat wij als werkgever van jou als werknemer - een kopie legitimatiebewijs moeten bewaren tot vijf jaar nadat je uit dienst bent. Na afloop van de bewaartermijnen worden je gegevens automatisch verwijderd of geanonimiseerd.

Beveiliging persoonsgegevens

Wij beveiligen je persoonsgegevens op verschillende manieren om ervoor te zorgen dat je gegevens bij ons veilig zijn en blijven. Dat doen wij bijvoorbeeld door de toegang tot je persoonsgegevens te beperken, jouw account te beveiligen, gebruik te maken van veilige communicatiekanalen en systeem- en netwerkbeveiliging. Wij hebben een intern beveiligingsbeleid waarin staat welke maatregelen wij allemaal nemen voor de beveiliging van je gegevens.

Delen van je persoonsgegevens met derde partijen

NXTminds deelt je persoonsgegevens alleen met andere partijen als dat mag op basis van geldende privacywetgeving. Deze andere partijen kunnen dochterondernemingen zijn van NXTminds B.V., organisaties die op zoek zijn naar zzp-ers, opleiders en trainers, overheidsinstanties (zoals UWV of Belastingdienst) en zakelijke relaties (zoals arbodiensten).

Om onze diensten te kunnen uitvoeren, krijgen wij daarnaast hulp van partijen die voor ons gegevens van jou verwerken. Denk bijvoorbeeld aan de softwareleverancier van het verloningssysteem dat wij gebruiken om jou te kunnen uitbetalen. Met dit soort partijen maken wij afspraken over goede beveiliging, geheimhouding en de rechten die jij hebt en moet kunnen uitoefenen. Deze afspraken nemen wij op in een verwerkersovereenkomst met de derde partij.

Delen van gegevens met derde partijen buiten de EU

NXTminds kan je gegevens delen met partijen die buiten de EU gevestigd zijn, zoals een softwareleverancier. Deze partijen kiezen wij zorgvuldig uit. Zo letten wij op of er een behoorlijk niveau van bescherming van persoonsgegevens geldt, vergelijkbaar met de bescherming in de EU. Afspraken over adequate veiligheidsmaatregelen om je gegevens goed te beschermen leggen wij vast in een verwerkersovereenkomst.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

In te zien welke persoonsgegevens wij precies van jou hebben.
De gegevens die wij van jou hebben te wijzigen, als deze bijvoorbeeld onvolledig of onjuist zijn.
Verouderde gegevens door ons te laten verwijderen, als wij deze niet verplicht nog langer moeten bewaren.
Je gegevens over te kunnen dragen, door bij ons een bundeling van jouw gegevens op te vragen.

Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen via info@nxtminds.com.

Klachten

Neem dan contact met ons op via onderstaande contactgegevens. Komen we er na overleg nog steeds niet met elkaar uit? Dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van privacywetgeving.

Contact

Vragen, opmerkingen of je rechten uitoefenen? Neem dan gerust contact met ons op via info@nxtminds.com

Cookiestatement

Wij maken gebruik van cookies en vergelijkbare technieken om sitegebruik te analyseren, de website gebruiksvriendelijker te maken, en om (gepersonaliseerde) advertenties aan te bieden. Via de instellingen kun je ervoor kiezen statistische cookies en/of marketing cookies te accepteren. Wanneer je deze cookies accepteert, deelt NXTminds de verzamelde gegevens met derden. De essentiële cookies, die ervoor zorgen dat de website goed functioneert, staan altijd aan.